Digitaliseringen inom Försvarsmaktens kundtjänst

Försvarsmakten har utvecklat sina tjänster för skötsel av ärenden och utvecklingen fortsätter som en del av digitaliseringen inom Försvarsmakten. De viktigaste målsättningarna för utvecklandet av Försvarsmaktens kundtjänst är att skapa ett starkare dataskydd än för närvarande, förbättra servicenivån när det gäller skötsel av ärenden, öka interaktionen, i synnerhet med värnpliktiga, göra det möjligt att sköta ärenden också under andra tidpunkter än då servicepunkterna har öppet, skapa ett smidigare samarbete och informationsutbyte myndigheter emellan, effektivera kundtjänstens olika processer och den administrativa behandlingen samt att spara resurser.

Genom att förbättra kundtjänsten vill vi generellt sett uppnå ett minskat behov av att sköta ärenden, göra det möjligt att sköta ärenden på ett förutseende sätt, så att vi tar initiativet till att behandlingen av ärendet kommer i förberedd form till kunden, i stället för att kunden själv måste sända en bunt blanketter till myndigheten. Samtidigt försöker man minimera antalet uppgifter som man ber kunden om. I bästa fall kan man i och med utvecklingsarbetet avstå från en del av de nuvarande processerna i skötseln av ärenden och blanketterna helt och hållet. Digitaliseringen av tjänsterna för skötsel av ärenden kommer uppskattningsvis att fortsätta fram till år 2030.

Försvarsmaktens kundtjänst producerar tjänster för skötsel av ärenden, förutom för värnpliktiga såväl för finska medborgare som för medborgare i andra länder, för företag, sammanslutningar samt för Försvarsmaktens anställda, då de behöver sköta ärenden med Försvarsmakten. Det kommer att bli möjligt att sända dokument som gäller skötsel av ärenden via tjänsten, samt att ta emot myndighetspost genom att använda stark autentisering samt som befullmäktigad. Tjänsten har varit i bruk sedan år 2017 och den utvecklas kontinuerligt. Tjänsten finns på adressen https://asiointi.puolustusvoimat.fi/sv/framsida. Inloggningen kräver stark autentisering.

Försvarsmaktens kundtjänst indelas i tre typer av ärenden: Värnpliktsärenden, dvs. MinMili, tillståndsärenden och övriga ärenden. MinMili omfattar alla tjänster som ska utvecklas för de värnpliktigas uträttande av ärenden under hela värnpliktstiden. Dessutom kan man i MinMili ta emot meddelanden som innehåller kommunikativt och informativt innehåll, enligt person och tid riktat innehåll under olika skeden av värnpliktstiden samt kontrollera sina egna värnpliktsuppgifter. Tillståndsärenden består av tjänster för ansökning om och behandling av tillstånd som regleras i territorialövervakningslagen, Försvarsmaktens besökstillstånd och andra tillstånd som administreras av Försvarsmakten. Övriga ärenden gäller enskilda användningsfall, som inte kan klassificeras under ovannämnda typer av ärenden. Exempel på dessa är t.ex. begäran om granskning av personuppgifter och medborgarfrågor.
I stället för att bygga upp nya användningsfall för skötsel av ärenden eller nya egenskaper för systemet under en lång tid, så att de uppfyller alla på förhand definierade krav, har Försvarsmakten målsättningen att lansera nya tjänster så ofta som möjligt och samla in användarrespons om dem för fortsatt utveckling. Utgående från responsen kan de på förhand uppställda målsättningarna preciseras och hela tjänsten utvecklas litet åt gången.

Nyttoeffekterna med digitaliseringen inom Försvarsmaktens kundtjänst

Tillgänglig 24/7
- Tjänsten är tillgänglig, var och när som helst, förutsatt att användaren har tillgång till internet. Skötseln av ärenden är inte längre bunden till servicepunkterna och deras öppettider.
- Slutanvändarnas roll vid uppbyggandet av tjänsten är viktig, vi försöker beakta deras önskemål så bra som möjligt i fråga om att erbjuda smidiga kundtjänster. Tjänsten erbjuder en märkbar förbättring jämfört med de nuvarande kanalerna för att sköta ärenden.
- Tjänsten byggs upp i enlighet med gällande författningsstyrning om informationssäkerhet och dataskydd. Tjänsten förbättrar individens dataskydd.

Växelverkan
- Försvarsmakten får information snabbare än förut och innehållet i informationen är mer standardiserat. Sålunda är det också möjligt att utnyttja innehållet bättre än tidigare.
- Tjänsten förbättrar tillgången till information, såväl inom Försvarsmakten samt för Försvarsmaktens olika kunder. All information ges i riktad och individualiserad form via en kanal.
- Via tjänsten är det möjligt att kontrollera sina egna uppgifter och uppdatera dem.

Effektivitet och ändamålsenlighet
- Tjänsten effektiverar processerna vid hanteringen av ärendet, vilket innebär att arbetet kan inriktas på ett mer produktivt sätt. Detta ger även direkta kostnadsinbesparingar, till exempel för posthanteringens del.
- Den elektroniska hanteringen av information minskar mängden mänskliga misstag och möjliggör handledning av användarna i realtid.
- Mer aktuell information som är av högre kvalitet än tidigare gör det möjligt för Försvarsmakten att uppnå en bättre lägesbild.