Henkilövaraushakemus
Tämä ohje koskee viraston, laitoksen, yhteisön tai muun työnantajan (myöhemmin varaaja) henkilövaraushakemuksen tekoa puolustusvoimille.
Mikään ammatti tai tehtävä ei automaattisesti oikeuta henkilövaraamiseen ilman erillistä varaushakemusta.
Henkilövaraushakemus tehdään käyttäen tämän ohjeen lopussa olevaa vakiolomaketta. Hakemus lähetetään sähköisesti siihen aluetoimistoon, jonka alueella varaajan kotipaikka sijaitsee. Varaajana toimii aina yritys, joten kotipaikka määräytyy yrityksen (y-tunnuksen) kotipaikan mukaan. Varausesitykset käsittelee kunkin varattavaksi haettavan henkilön asuinpaikan mukainen aluetoimisto. Sähköinen lähetys onnistuu parhaiten käyttämällä selainta https://securemail.mil.fi. HUOM! Älä lukitse itse hakemuslomaketta vaan lähetä se aina alkuperäisessä muodossa.
Varaaja vastaa oman henkilöstönsä varaamisesta sekä toimintaansa olennaisesti vaikuttavista toimintaketjuista. Alihankinta-, ulkoistamis-, tms. sopimuksissa on huomioitava myös alihankkijoiden varaustarpeet. Näissä asioissa otetaan tarvittaessa yhteyttä asianmukaiseen pooliin tai logistiikkarykmentin esikunnan teollisuusinsinööriin.
Perusvaraus tehdään silloin, kun varaaja laatii varaushakemuksen ensimmäistä kertaa tai varaajan organisaatiossa tai henkilöstössä tapahtuu huomattavia muutoksia. Huomattavaksi muutokseksi katsotaan yli 100 muutosta. Perusvarauksessa varataan henkilöstö viiden vuoden määräajaksi. Päivitysvaraus tehdään päivitettäessä henkilöitä tai organisaation muutosta ja se jatkaa toimipaikan varausta viidellä vuodella
Varattavaksi henkilöksi tulee ensisijaisesti esittää yli 35-vuotiaita henkilöitä.
Tämän henkilöstön varaamisohjeen lisäksi tulee tutustua valtioneuvoston periaatepäätökseen Yhteiskunnan turvallisuusstrategia (YTS) sekä Huoltovarmuuskeskuksen poolien antamiin ohjeisiin.
Varaajan eli yrityksen tiedot
Varaajasta on esitettävä seuraavat tiedot:
- varaajan nimi
- varaajan posti- ja käyntiosoite
- asianhoitajan nimi ja yhteystiedot
- yritys- ja yhteisötunnus (Y-tunnus)
- varaajan toimipaikkatunnus (Käytetään ainoastaan, mikäli yrityksellä ei ole omaa y-tunnusta)
Varattavaksi esitettävien henkilöiden tiedot
Varattavaksi esitetään ainoastaan asevelvollisia. Esityksessä ei saa olla yli 60 vuotiaita, tai kuluvan vuoden aikana 60 täyttäviä henkilöitä eikä naisia, jotka ovat syntyneet ennen vuotta 1970. Myöskään niitä naisia ei saa toistamiseen enää esittää, jotka on aikaisemmin jätetty käsittelemättä puuttuvan asevelvollisuuden vuoksi. Esitettävät henkilöt tulee olla Suomen kansalaisia. Varattavaksi henkilöiksi tulee esittää ensisijaisesti yli 35-vuotiaita henkilöitä.
Henkilöistä ilmoitetaan seuraavat pakolliset tiedot:
- henkilötunnus
- sukunimi ja etunimet
- tärkeystunnus (henkilön tärkeys)
Henkilön tärkeystunnus
Aluetoimiston päätöksessä huomioidaan esitettävien henkilöiden tärkeystunnukset. Ne määrittävät henkilön tärkeyden organisaation toiminnalle häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa.
Tärkeystunnukset ja niiden sisältö
- RT (ratkaisevan tärkeä) = Tärkeimmät johto- ja muut pitkälle erikoiskoulutetut henkilöt, joita ei voida korvata tai joiden seuraajien perehdyttäminen kestäisi viikkoja jopa kuukausia.
- HT (hyvin tärkeä) = Henkilöt, jotka pakottavassa tapauksessa voidaan koulutuksen jälkeen korvata toisilla samoihin tehtäviin pystyvillä henkilöillä.
- T (tärkeä) = Henkilöt, jotka voidaan pakottavassa tapauksessa korvata toisilla samoihin tehtäviin pystyvillä henkilöillä.
Toimenpiteet päätöksen jälkeen
Varaajan tulee ilmoittaa aluetoimiston päätöksestä varatuille henkilöille.
Varaajan tulee tarkistaa varauksensa yhden - kolmen vuoden välein ja aina, mikäli varaajan toimintamenetelmissä, organisaatiossa tai henkilöstössä tapahtuu huomattavia muutoksia.
